Vous en avez assez de perdre votre temps à consulter votre boite de messagerie ? Le stress vous monte à la tête et vous commencez à perdre pied ? Sachez qu’il suffit parfois de quelques bonnes habitudes pour gérer efficacement son courrier électronique. Découvrez 4 astuces pour simplifier votre quotidien !

1) Commencez par faire le tri

Une boite de messagerie, c’est comme à la maison : on s’y sent mieux quand tout est ordonné et mis à sa place. Ici, vous avez 2 solutions : soit vous videz totalement votre boite de réception, soit vous classez vos mails dans des libellés thématiques. N’hésitez pas non plus à recourir aux étoiles (si vous utilisez Gmail). Cette fonctionnalité utile vous permettra de suivre les messages importants.

Si vous ne voulez pas vous perdre dans ce cafouillis, il est conseillé de ne garder que les mails importants, ceux qui requièrent une réponse de votre part. Inutile de garder des mails qui ne feront qu’apporter une impression désordonnée.

Enfin, pensez toujours à séparer le courrier professionnel et personnel. Sphère professionnelle et sphère personnelle ne font pas toujours bon ménage. D’ailleurs, si vous vous faites prendrez en consultant vos messages personnels au bureau, vous risquez certainement de vous attirer des problèmes.

2) Réservez des plages horaires pour votre courrier électronique

Si vous laissez l’onglet de votre messagerie ouvert dans votre navigateur, vous risquez certainement d’être déconcentré. Sachez que l’email ne requiert pas une gestion en temps réel. D’ailleurs, les émetteurs n’attendent presque jamais des réponses de façon instantanée, sauf dans le cas d’extrême nécessité.

Par la suite, réservez des moments précis de la journée pour consulter et traiter votre courrier. N’ouvrez votre boite mail que 4 fois dans la journée : en début de matinée, avant midi, en début d’après-midi et en fin de journée.

3) Soyez efficace

Tous les messages n’ont pas vocation à être répondus. Si vous êtes par exemple destinataire d’un message en copie, c’est juste pour vous informer et non pour avoir votre réponse. Ainsi, évitez de perdre du temps à répliquer à ce type de mail. Ne répondez qu’aux mails prioritaires.

Et si votre boite de réception se retrouve débordée et que vous n’arrivez plus la gérer, voici une méthode relativement simple : ne traitez que les mails récents. Généralement, les anciens messages sont relancés après un laps de temps de non-réponse. En effet, souvenez-vous que les expéditeurs ne tarderont pas à se manifester si les mails qu’ils ont envoyés étaient très importants.

4) Tournez-vous vers l’externalisation

Si malgré les conseils cités ci-dessus, vous n’arrivez toujours pas à gérer votre courrier électronique, il serait peut-être temps de vous faire aider par un prestataire extérieur. Externaliser la gestion du courrier auprès d’une société offshore peut-être une bonne solution. Non seulement cela vous fera gagner du temps, mais vous permettra également de vous recentrer sur votre cœur de métier. Mais pour cela, il faudra bien choisir le prestataire de service à qui l’on souhaite externaliser la gestion de courrier. Tous les professionnels ne se valent pas. Raison pour laquelle il est indispensable de vérifier l’expertise et l’expérience de ces derniers.