La gestion des notes de frais peut rapidement devenir chronophage pour un manager. En effet, celles-ci peuvent s’accumuler et devenir source de frustration à la fois pour le manager qui doit les valider que pour les collaborateurs en attente de leur remboursement. 

Pourtant, aujourd’hui de nombreux logiciels permettent d’automatiser très facilement la gestion des notes de frais pour une entreprise. 

Une note de frais est un document établi par un collaborateur dans le but de se faire rembourser les frais professionnels supportés pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise. 

Les notes de frais doivent obligatoirement être remboursées par l’employeur.

L’entreprise peut gérer les notes de frais grâce à 3 méthodes :

  • Les frais réels : le remboursement des dépenses engagées pour leur valeur réelle. Le collaborateur doit justifier ses dépenses par une note de frais
  • Le forfait : utile pour les logements ou les frais de déplacement 
  • Déduction forfaitaire sur le salaire brut par exemple pour les VRP et les journalistes

Pour faciliter cette gestion, vous pouvez automatiser les notes de frais afin de vous apporter bien des avantages que nous allons détailler.  

Automatiser la gestion de ses notes de frais pour éviter les erreurs 

Quoi de pire pour un manager qu’un de ses collaborateur mécontent d’une erreur de gestion ? Cela peut rapidement créer des tensions dans votre équipe et ce n’est pas bénéfique. Aussi, vous vous devez d’être irréprochable sur la gestion des notes de frais de vos collaborateurs. 

Utiliser un logiciel qui permet la dématérialisation des notes de frais va vous éviter bien des erreurs en plus de vous faire gagner un temps précieux. Car rattraper une erreur demande du temps. 

Dématérialiser les notes de frais pour gagner du temps 

Le travail d’un manager n’est pas de compter les tickets de restaurant ou d’essence de ses coéquipiers pour vérifier qu’il n’y a pas d’abus. Vous avez autre chose à faire et votre temps est précieux. 

Aussi automatiser la gestion des notes de frais via un logiciel de dématérialisation permet de créer en même temps un procès pour votre équipe, vous et la comptabilité afin de ne plus perdre de temps. 

Au-delà du procès, fini les papiers qui traînent, les tickets en attente sur votre bureau. Vos collaborateurs entrent directement leur note dans un logiciel, vous validez et c’est envoyé à la comptabilité. 

Supprimer des conflits internes en automatisant la gestion de ses notes de frais 

Un retard de remboursement est vite arrivé et peut être rapidement source de conflit. Surtout si vous vous emmêler dans les timings et que vous oubliez un de vos collaborateurs. 

Grâce à l’automatisation des notes de frais, vous ne risquez plus de créer des conflits en interne de votre équipe à ce sujet. Vous contrôlez tout le process de remboursement et n’avantagez pas un membre de votre équipe par rapport à un autre. 

La fluidification que vous apporte un outil de gestion des notes de frais va non seulement vous faire gagner du temps, mais aussi simplifier les relations avec vos collaborateurs. Il ne faut donc pas hésitez à utiliser ces outils lorsque vous sentez que cette gestion devient importante. 

Parmi les outils existants, vous pouvez suivre les dépenses de votre entreprise grâce à des logiciels de comptabilité en ligne comme Sinao. Simple à utiliser, il est multi-utilisateur afin que votre équipe rentre directement leurs notes de frais à se faire rembourser. Testez-le gratuitement !